Hệ thống Phòng Nhân sự Toàn diện
Phòng nhân sự của công ty từ 30 đến 300 nhân viên, quản lý trọn vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến thôi việc.
Toàn bộ vòng đời nhân viên trên một bảng: tuyển dụng, hội nhập, hiệu suất, phát triển, quan hệ lao động và lương — với chính sách được chuẩn hóa và tài chính được bảo mật nghiêm ngặt.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi nhân viên hoặc hồ sơ nhân sự “sống” trong một thẻ di chuyển qua sáu cột: bắt đầu ở “Tuyển dụng” khi mở một vị trí hoặc tuyển ứng viên, hợp đồng và giấy tờ được đính kèm trên thẻ; rồi chuyển sang “Hội nhập” nơi kế hoạch 90 ngày đầu và việc bàn giao công cụ, quyền truy cập được theo dõi. Sau khi qua thử việc, thẻ chuyển sang “Hiệu suất” nơi các kỳ đánh giá năm được quản lý, rồi “Phát triển” cho kế hoạch phát triển và khóa học; khi có yêu cầu, vi phạm hay công văn, thẻ chuyển sang “Quan hệ lao động” để xử lý và lưu lại; cuối cùng việc theo dõi các khoản hằng tháng ổn định ở cột “Lương”, nơi phụ cấp và khấu trừ được rà soát trước mỗi kỳ chạy lương.
Trò chuyện là kênh nội bộ của phòng để điều phối nhanh: hẹn lịch phỏng vấn, hỏi về giấy tờ, đôn đốc một yêu cầu đang tắc. Còn Diễn đàn là kho chính sách: nội quy lao động và quy trình đã duyệt được đăng tại đây, các sửa đổi đề xuất được thảo luận có ghi lại trước khi duyệt — không còn chuyện quy định quản trị chỉ truyền miệng rồi thất lạc theo thời gian.
Thông báo là tiếng nói của phòng đến toàn thể nhân viên: thông tư chính thức, hạn đăng ký nghỉ phép, cập nhật phúc lợi và đăng tuyển vị trí nội bộ. Công nợ quản lý lương và phụ cấp với độ bảo mật nghiêm ngặt: mỗi nhân viên có các bút toán riêng gồm lương, phụ cấp, tạm ứng và khấu trừ, chỉ người có thẩm quyền mới xem được — trưởng phòng biết tổng chi phí mà không để lộ chi tiết cá nhân cho người không liên quan.
Thông tin chảy như sau: chuyên viên tuyển dụng bàn giao nhân viên mới cho chuyên viên quan hệ nhân viên bằng cách chuyển thẻ từ “Tuyển dụng” sang “Hội nhập”; chuyên viên phát triển đón thẻ ở “Hiệu suất” và “Phát triển”; kế toán lương nhận các thay đổi tài chính đã xác nhận vào cuối mỗi tháng trước khi chốt sổ; còn trưởng phòng giám sát toàn bộ bảng trong buổi rà soát hằng tuần.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Trưởng phòng Nhân sự
Giám sát sáu cột trong buổi rà soát hằng tuần; duyệt chính sách trên Diễn đàn; ký các thông tư chính thức trước khi đăng ở Thông báo.
Chuyên viên Tuyển dụng
Quản lý cột “Tuyển dụng”: đăng vị trí mở thành thẻ, điều phối phỏng vấn qua Trò chuyện, bàn giao người trúng tuyển sang cột “Hội nhập” với hồ sơ hoàn chỉnh.
Chuyên viên Quan hệ Nhân viên
Xử lý yêu cầu và công văn của nhân viên ở cột “Quan hệ lao động”; theo dõi hồ sơ hội nhập đến khi hoàn tất; cập nhật dữ liệu nhân viên thường xuyên.
Chuyên viên Phát triển
Xây dựng kế hoạch phát triển cho từng nhân viên ở cột “Phát triển” dựa trên kết quả hiệu suất; điều phối chương trình đào tạo và ghi lại tác động trên thẻ.
Kế toán Lương
Chuẩn bị kỳ lương hằng tháng ở cột “Lương”; ghi lương, phụ cấp và khấu trừ thành bút toán trong Công nợ cho từng nhân viên với độ riêng tư hoàn toàn.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Chuyên mục diễn đàn (4)
- Chính sách và Nội quyVăn bản đã duyệt của nội quy lao động và quy trình quản trị; mọi sửa đổi đề xuất được thảo luận ở đây trước khi duyệt.
- Tư vấn và Tình huống Nhân viênCác tình huống quản trị lặp lại hoặc phức tạp, nơi phòng ghi lại quan điểm và cách xử lý để làm tham chiếu cho trường hợp tương tự.
- Cải tiến Quy trình của PhòngĐề xuất cải thiện cơ chế tuyển dụng, hội nhập và đánh giá từ chính thành viên của phòng.
- Biểu mẫu và Công văn ChuẩnMẫu chính thức cho công văn, hợp đồng và kế hoạch hội nhập — một phiên bản chuẩn duy nhất, không thất lạc giữa các máy tính.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1. Không hồ sơ nhân sự nào nằm ngoài hệ thống: nhân viên mới, yêu cầu hay kỳ đánh giá nào cũng được ghi thành thẻ ở đúng cột của nó ngay ngày phát sinh. 2. Chính sách và quy định quản trị được ghi lại ở mục “Chính sách và Nội quy” trên Diễn đàn — Trò chuyện chỉ dành cho điều phối hằng ngày và các quyết định qua đó không có giá trị. 3. Thông tư chính thức đến nhân viên chỉ phát từ Thông báo sau khi trưởng phòng duyệt. 4. Lương, phụ cấp và khấu trừ chỉ được ghi trong Công nợ; không nhắc số lương cá nhân trong thẻ, Trò chuyện hay Diễn đàn. 5. Thẻ không chuyển khỏi một cột khi giấy tờ của giai đoạn trước chưa đầy đủ đính kèm trên nó.
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến với Hệ thống Phòng Nhân sự»
Từ hôm nay, hệ thống này là cách làm việc của phòng: mọi hồ sơ nhân sự là một thẻ di chuyển từ “Tuyển dụng” đến “Lương”, mọi chính sách được ghi lại trên Diễn đàn, mọi thông tư phát đi từ Thông báo, và lương được quản lý trong Công nợ với độ riêng tư hoàn toàn. Bước đầu tiên: ghi các vị trí đang mở thành thẻ ở cột “Tuyển dụng”, và xem chủ đề “Quy tắc làm việc” được ghim trên Diễn đàn.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.