Hệ thống phòng bảo hiểm tài sản

Mọi hợp đồng bảo hiểm — cho tòa nhà, đội xe, thiết bị hay trách nhiệm — vào thẻ ở cột “Đơn bảo hiểm” với bản hợp đồng đính kèm, thông tin công ty bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, phí hằng năm và ngày hết hạn. Thẻ chuyển sang “Theo dõi” suốt thời hạn hiệu lực: mọi thay đổi về tài sản được bảo hiểm (thêm xe hoặc loại bỏ thiết bị) đều ghi trên thẻ và thông báo cho công ty bảo hiểm. Trước khi hết hạn sáu mươi ngày, thẻ chuyển sang “Tái tục” để đàm phán gia hạn hoặc mở đấu thầu với các công ty khác. Khi xảy ra sự cố được bảo hiểm, một thẻ “Bồi thường” được mở, ghi sự cố, chứng từ cần thiết và các bước yêu cầu cho đến khi nhận tiền bồi thường. Định kỳ, các hợp đồng đóng ở “Báo cáo”; và hằng năm tất cả qua “Rà soát bảo hiểm” để chắc chắn số tiền bảo hiểm vẫn tương xứng giá trị tài sản.

Trò chuyện để phối hợp nhanh: báo ban đầu về sự cố xe, hỏi môi giới bảo hiểm về chứng từ thiếu trong hồ sơ bồi thường, hoặc nhắc hợp đồng sắp hết hạn. Quyết định tái tục hay chuyển sang công ty bảo hiểm khác được ghi trên thẻ kèm lý do — vì sao gia hạn, vì sao chuyển.

Khoản phải thu theo dõi tiền bảo hiểm: phí bảo hiểm công ty phải trả cho từng hợp đồng được ghi kèm hạn để không đứt bảo hiểm vì trễ một kỳ phí; khoản bồi thường chúng ta được nhận từ các hồ sơ nằm mở cho đến khi thực nhận. Kế toán và phụ trách bảo hiểm cùng thấy bức tranh đầy đủ: ta phải trả gì và ta phải nhận gì.

Phụ trách bảo hiểm xem “Tái tục” hằng tuần để không hợp đồng nào gần hết hạn mà chưa có quyết định; kế toán theo dõi phí đến hạn ở “Theo dõi”; pháp chế tiếp nhận hồ sơ bồi thường bế tắc hoặc yêu cầu bị từ chối. Trong “Rà soát bảo hiểm” hằng năm, cả ba ngồi lại: tài sản thêm trong năm đã thực sự được bảo hiểm chưa? Số tiền bảo hiểm có theo kịp giá trị không? Quyết định chuyển thành thẻ cập nhật trên các hợp đồng liên quan.