Hệ thống phòng kho công ty

Mọi lô hàng đến đều vào thẻ ở cột “Nhận hàng” với thông tin nhà cung cấp, số đơn đặt hàng và biên bản nhận; sau đó chuyển sang “Kiểm tra”, nơi nhân viên kiểm tra xác minh số lượng, chất lượng và sự phù hợp với thông số rồi ghi kết quả trên thẻ — đạt hoặc từ chối kèm lý do. Hàng đạt chuyển sang “Lưu kho” với vị trí lưu (kệ và lối đi) ghi trong mô tả thẻ; yêu cầu xuất của các phòng ban được quản lý bằng thẻ ở cột “Xuất kho” với đơn vị yêu cầu, số lượng và mục đích; thẻ kiểm kê định kỳ nằm ở “Kiểm kê” cho đến khi đối chiếu xong; cuối cùng đóng ở “Báo cáo” với bản tóm tắt luồng xuất nhập.

Trò chuyện là kênh phối hợp nhanh với các phòng ban: hỏi về tồn kho một mặt hàng trước khi gửi yêu cầu xuất, thông báo xuất khẩn cần duyệt đặc biệt, hoặc thống nhất lịch kiểm kê với đại diện phòng ban. Không có quyết định nào trong Trò chuyện — mọi điều chỉnh tồn kho hay xóa sổ hàng hư đều được ghi trên chính thẻ kiểm kê.

Khoản phải thu quản lý tài sản cấp phát cá nhân một cách bảo mật: mọi thứ cấp cho nhân viên dưới dạng tài sản giữ hộ (dụng cụ, thiết bị, đồng phục) đều ghi vào tên người đó trong Khoản phải thu — thủ kho và chính nhân viên đều biết chính xác mình đang giữ gì, và được quyết toán khi hoàn trả hoặc thôi việc. Giá trị hàng hư đã xóa sổ sau kiểm kê cũng được ghi lại để trách nhiệm về hư hỏng luôn rõ ràng.

Thủ kho mở bảng mỗi sáng để thấy lô hàng dự kiến về ở “Nhận hàng” và yêu cầu xuất đang chờ; nhân viên xuất kho thực hiện yêu cầu và di chuyển thẻ; nhân viên kiểm tra chỉ cho qua hàng đạt. Kiểm kê định kỳ được lên kế hoạch bằng thẻ trước một tuần, thực hiện với sự tham gia của đại diện phòng ban liên quan; mọi chênh lệch giữa sổ và thực tế đều ghi trên thẻ và xử lý trước khi đóng ở “Báo cáo”.