Hệ thống phòng hợp đồng nhà cung cấp

Mọi hợp đồng nhà cung cấp vào hệ thống dưới dạng thẻ ở cột “Hợp đồng” với bản hợp đồng đã ký đính kèm, thông tin nhà cung cấp, giá trị và thời hạn; sau đó chuyển sang “Điều khoản”, nơi các nghĩa vụ cốt lõi được trích xuất — mức dịch vụ cam kết, phạt chậm trễ, mốc giao hàng — và chuyển thành nhiệm vụ theo dõi trên thẻ với ngày đến hạn. Tiếp đó thẻ nằm ở “Thực hiện” suốt thời hạn hợp đồng: mọi vi phạm điều khoản hay nghĩa vụ đã thực hiện đều ghi kèm ngày. Trước khi hợp đồng hết hạn chín mươi ngày, thẻ chuyển sang “Gia hạn” để đàm phán gia hạn, hoặc sang “Thay thế” nếu quyết định mở lại đấu thầu; cuối cùng đóng ở “Báo cáo” với đánh giá toàn diện về hợp đồng và nhà cung cấp.

Trò chuyện để phối hợp nhanh giữa phụ trách hợp đồng, mua hàng và pháp chế: hỏi về cách hiểu một điều khoản, nhắc sắp đến hạn gia hạn, hoặc thống nhất họp với nhà cung cấp vi phạm. Các quyết định — như áp phạt hay miễn phạt — được ghi trên chính thẻ hợp đồng kèm lý do để không thất lạc trong hội thoại.

Khoản phải thu theo dõi tiền gắn với hợp đồng: khoản tạm ứng khi ký, các khoản định kỳ phải trả nhà cung cấp, và tiền phạt áp lên họ được ghi là khoản phải thu của công ty. Chỉ phụ trách hợp đồng và kế toán được xem — bức tranh tài chính của từng hợp đồng luôn cập nhật mà không cần tra hồ sơ riêng.

Phụ trách hợp đồng mở cột “Thực hiện” hằng tuần để xem nghĩa vụ nào đến hạn; pháp chế rà soát thẻ “Điều khoản” mới và phê chuẩn việc trích xuất nghĩa vụ; mua hàng chuẩn bị cho thẻ “Thay thế” đủ sớm để đấu thầu phương án thay thế. Nhờ đó không hợp đồng hiệu suất yếu nào tự động gia hạn, và không hợp đồng quan trọng nào hết hạn mà chưa có phương án thay thế.