Hệ thống trung tâm tư vấn gia đình
Trung tâm tư vấn gia đình và tâm lý với buổi trị liệu theo lịch và hồ sơ đòi hỏi bảo mật tuyệt đối.
Quản lý ca và buổi tư vấn với bảo mật nghiêm ngặt, từ đánh giá đầu tiên đến đóng hồ sơ và báo cáo kết thúc.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Ca đi vào thẻ ở “Đánh giá”, nơi chuyên viên trưởng gặp thân chủ trong buổi đầu và ghi bản chất vấn đề, đánh giá mức độ rủi ro và kế hoạch ban đầu — tuyệt đối không đưa chi tiết vào tiêu đề thẻ. Thẻ chuyển sang “Chương trình” để xác định số buổi, hình thức can thiệp và chuyên viên phù hợp nhất, rồi sang “Buổi tư vấn”, nơi các buổi được lên lịch và tóm tắt chuyên môn được ghi trên thẻ với quyền truy cập hạn chế. Ca tiến tới “Theo dõi” khi tình hình ổn định với các buổi thưa dần, rồi “Đóng hồ sơ” khi đạt mục tiêu của kế hoạch với bảo mật tuyệt đối, và ở “Báo cáo” viết tóm tắt kết thúc bàn giao cho thân chủ khi họ yêu cầu.
Bảo mật ở đây không phải tiện nghi: tiêu đề thẻ dùng mã ca chứ không dùng tên thật, chi tiết buổi tư vấn bị giới hạn quyền truy cập, và Trò chuyện chỉ dùng cho điều phối hành chính — lên lịch và hẹn giờ — nghiêm cấm nhắc bất kỳ chi tiết nào về nội dung buổi tư vấn. Thông báo dành cho thông tư chuyên môn: workshop phát triển chuyên viên, cập nhật chính sách bảo mật, hay thông báo lịch nghỉ phép.
Công nợ ghi phí buổi và gói với sự tách biệt tuyệt đối giữa tiền và nội dung trị liệu: kế toán thấy ca mã số nào đã trả bao nhiêu mà không biết tên hay câu chuyện của họ, còn chuyên viên thấy các buổi của mình mà không bị phần tài chính chi phối.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Chuyên viên trưởng
Thực hiện đánh giá đầu tiên và xác định kế hoạch, chuyên viên phù hợp; giám sát ca phức tạp và phê duyệt đóng hồ sơ.
Chuyên viên tư vấn
Thực hiện các buổi tư vấn theo chương trình, ghi tóm tắt chuyên môn lên thẻ trong phạm vi quyền hạn chế.
Lễ tân
Lên lịch các buổi theo mã ca không tên thật, nhắc thân chủ lịch hẹn một cách kín đáo, ghi phí vào Công nợ.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến với hệ thống trung tâm»
Hệ thống này là cách làm việc của chúng ta từ hôm nay: mỗi ca một thẻ mang mã chứ không mang tên, đi từ “Đánh giá” đến “Báo cáo” với bảo mật tuyệt đối. Trò chuyện chỉ dành cho lên lịch và điều phối hành chính — cấm mọi nội dung trị liệu trong đó. Thông báo cho thông tư chuyên môn, còn phí trong Công nợ tách biệt khỏi nội dung. Hãy bắt đầu bằng cách ghi các ca hiện tại bằng mã và chương trình của họ.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.