Hệ thống Văn phòng Dịch vụ Nhập cư & Thị thực

Mỗi hồ sơ là một thẻ bắt đầu ở “Giấy tờ khách hàng” với việc nhận hộ chiếu, bằng cấp và các thư từ yêu cầu, kiểm tra tính đầy đủ và hiệu lực của chúng, rồi chuyển sang “Nộp hồ sơ” — nơi giám đốc được ủy quyền chuẩn bị đơn và nộp cho cơ quan có thẩm quyền qua kênh chính thức. Thẻ ở lại “Đang xử lý” với việc theo dõi tình trạng đơn hằng ngày và ghi lại mọi ghi chú hay yêu cầu bổ sung từ cơ quan lên thẻ ngay khi nhận được; khi có kết quả, thẻ chuyển sang “Quyết định” — chấp nhận, yêu cầu bổ sung hay từ chối kèm lý do — và cuối cùng “Bàn giao” khi trao khách hàng thị thực hay giấy phép cư trú và đóng hồ sơ.

Trò chuyện dành cho điều phối nội bộ nhanh: báo nhân viên theo dõi biết có phản hồi từ cơ quan, hay xin khách hàng giấy tờ còn thiếu trước ngày nộp. Thông báo là tiếng nói của văn phòng tới khách hàng: mọi thay đổi về quy định thị thực, cư trú hay lệ phí đều được đăng ngay kèm tác động thực tế đến các hồ sơ đang chạy và mới — để khách hàng biết rõ vị thế của mình mà không phải chờ điện thoại; và chính những cảnh báo này là lý do khách hàng tin tưởng văn phòng.

Công nợ tách bạch chính xác giữa lệ phí nhà nước đã nộp hộ khách hàng và phí dịch vụ của văn phòng, ghi lại khách hàng đã trả gì và còn nợ gì cho từng hồ sơ riêng biệt. Giám đốc được ủy quyền rà soát hằng ngày các thẻ “Đang xử lý” để phát hiện hồ sơ vượt quá thời gian xử lý thông thường và giao nhân viên theo dõi liên hệ cơ quan — để không hồ sơ nào thất lạc giữa các bộ phận của cơ quan, và không khoản lệ phí nào chậm nộp khiến hồ sơ sẵn sàng bị đình trệ.