Hệ thống phòng nhập khẩu và thông quan

Mọi hoạt động nhập khẩu bắt đầu bằng thẻ ở cột “Yêu cầu” với thông tin nhà cung cấp nước ngoài, mặt hàng, giá trị lô hàng và phương thức vận chuyển; chuyển sang “Lô hàng” khi hàng khởi hành kèm số vận đơn và ngày dự kiến đến. Ở “Chứng từ”, điều phối viên nhập khẩu thu thập giấy tờ cần thiết — hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, chứng nhận hợp quy — và kiểm tra đầy đủ trước khi hàng đến, vì một chứng từ thiếu đồng nghĩa phí lưu bãi và tiền phạt. Khi hàng đến, thẻ chuyển sang “Thông quan”, nơi người khai hải quan tiến hành thủ tục và thông quan; rồi “Nhận hàng” khi lô hàng ra về kho; cuối cùng “Báo cáo chi phí”, nơi mọi chi phí được tổng hợp thành chi phí nhập khẩu thực của mặt hàng.

Trò chuyện hoạt động suốt hành trình lô hàng: phối hợp với đại lý vận chuyển về ngày đến, hỏi khẩn nhà cung cấp về chứng từ chậm, hoặc theo dõi với người khai hải quan về lý do dừng ở hải quan. Mọi cập nhật quan trọng cũng được ghi trên thẻ để hành trình luôn có lưu chứng cho rà soát sau này.

Khoản phải thu quản lý chi phí nhập khẩu một cách bảo mật: thuế hải quan, phí thông quan, vận chuyển, lưu kho và giá trị hàng hóa được ghi lên từng lô hàng ngay khi phát sinh — điều phối viên nhập khẩu và kế toán biết chi phí tích lũy của từng thẻ trước khi đóng ở “Báo cáo chi phí”; và chi phí thực này chính là cơ sở để bộ phận định giá dùng về sau.

Điều phối viên nhập khẩu sở hữu thẻ từ “Yêu cầu” đến “Chứng từ” và chỉ chuyển sang “Thông quan” khi giấy tờ đầy đủ; người khai hải quan tiếp nhận tại đó và ghi các bước thông quan cùng thuế đã nộp; thủ kho xác nhận “Nhận hàng” với đối chiếu số lượng; kế toán rà soát “Báo cáo chi phí” và so với số đã ghi trong Khoản phải thu. Lô hàng nào quá hạn đến một tuần sẽ hiện ngay trong phiên rà soát bảng hằng tuần.