Hệ thống phòng logistics nội bộ

Mọi nhu cầu vận chuyển giữa hai địa điểm vào thẻ ở cột “Yêu cầu” với đơn vị yêu cầu, điểm lấy hàng, điểm giao, tính chất hàng hóa và thời điểm cần. Điều phối viên logistics tiếp nhận thẻ và chuyển sang “Lên lịch”, nơi chọn xe, tài xế và lộ trình, cân đối các yêu cầu gần nhau để ghép thành một chuyến. Ở “Thực hiện”, tài xế ghi nhận lấy hàng bằng ảnh và cập nhật trạng thái chuyến đi; khi đến nơi, thẻ chuyển sang “Bàn giao”, nơi người nhận ký biên bản sau khi kiểm tra hàng hóa. Sau đó thẻ qua “Chi phí” để ghi nhiên liệu và cước chuyến, và đóng ở “Báo cáo” với bản tóm tắt hằng tháng về luồng vận chuyển giữa các địa điểm.

Trò chuyện là mạch phối hợp trực tiếp: tài xế báo kẹt xe hoặc hỏng xe, đơn vị yêu cầu hỏi giờ đến, điều phối viên xếp lại chuyến khẩn. Mọi thay đổi về giờ hay lộ trình được cập nhật trên thẻ ngay lập tức để đơn vị yêu cầu không dựa vào thông tin cũ trong hội thoại.

Khoản phải thu theo dõi tiền của hoạt động vận chuyển: chi phí từng chuyến ghi trên thẻ; khoản tạm ứng cho tài xế mua nhiên liệu và chi phí được ghi vào tên họ trong Khoản phải thu và quyết toán sau mỗi chuyến bằng hóa đơn. Nhờ đó điều phối viên biết chi phí thực để vận chuyển cho từng mặt hàng, từng địa điểm, và mọi vượt chi hiện ra ngay.

Đơn vị yêu cầu gửi yêu cầu và không trao đổi trực tiếp với tài xế — điều phối viên là đầu mối liên lạc duy nhất để chỉ thị không mâu thuẫn. Tài xế cập nhật thẻ “Thực hiện” liên tục; người nhận tại địa điểm ký “Bàn giao” sau khi kiểm tra, không ký trước. Điều phối viên xem “Báo cáo” hằng tháng để thấy khối lượng và chi phí vận chuyển giữa từng cặp địa điểm, và đề xuất phần nào nên ghép chuyến hay thuê đơn vị vận tải ngoài.