Hệ thống Văn phòng Sở hữu Trí tuệ

Mỗi hồ sơ nhãn hiệu hay sáng chế là một thẻ bắt đầu ở “Tra cứu” với việc tìm kiếm ban đầu các nhãn hiệu tương tự và đánh giá khả năng đăng ký trước khi hứa kết quả với khách hàng, rồi chuyển sang “Nộp đơn” — nơi đại diện được ủy quyền chuẩn bị đơn và nộp cho cơ quan sở hữu trí tuệ trong nước hoặc các tổ chức quốc tế tùy phạm vi. Thẻ ở lại “Theo dõi thẩm định” trong khi cơ quan thẩm định, với việc ghi lại mọi phản đối hay yêu cầu bổ sung và phản hồi đúng hạn, rồi “Công bố” trong thời gian công bố và phản đối, sau đó “Đăng ký” khi văn bằng được cấp, và cuối cùng “Gia hạn” — nơi các quyền tiếp tục được theo dõi đến ngày gia hạn sau nhiều năm.

Trò chuyện dành cho điều phối hằng ngày: báo nhân viên hồ sơ biết có công văn từ cơ quan, hay xin khách hàng giấy tờ trước hạn phản hồi. Thông báo là kênh của văn phòng tới khách hàng: cảnh báo các kỳ gia hạn sắp tới và cảnh báo sắp hết bảo hộ; mọi thay đổi về lệ phí hay thủ tục được đăng ngay kèm tác động thực tế — để khách hàng luôn biết tình trạng quyền của mình mà không cần hỏi.

Công nợ tách bạch giữa lệ phí nhà nước đã nộp hộ khách hàng và phí đại diện, đồng thời ghi các khoản gia hạn tương lai để không bỏ lỡ qua nhiều năm. Nhân viên hồ sơ di chuyển thẻ theo từng công văn từ cơ quan; đại diện được ủy quyền rà soát hằng tuần các thẻ “Theo dõi thẩm định” và “Gia hạn” vì thời hạn phản hồi và gia hạn là nghiêm ngặt không thể hoãn — một hồ sơ lỡ hạn nghĩa là quyền của khách hàng mất đi và uy tín của văn phòng bị đe dọa.