Hệ thống Phòng Marketing Toàn diện

Mọi sáng kiến marketing đều vào hệ thống dưới dạng một thẻ ở cột “Kế hoạch” thuộc kế hoạch quý đã duyệt; giám đốc marketing xác định trên thẻ mục tiêu, kênh, ngân sách dự kiến và ngày phát hành. Khi sáng kiến được duyệt, thẻ chuyển sang “Chiến dịch”, nơi các chi tiết được xây dựng: đối tượng mục tiêu, thông điệp và lịch trình; rồi sang “Triển khai”, nơi chuyên viên mỗi kênh sản xuất nội dung của mình và tải lên thẻ dưới dạng tệp đính kèm cho đến khi hoàn tất. Sau đó thẻ chuyển sang “Đo lường” để ghi lại số liệu hiệu quả từ các nền tảng, rồi “Báo cáo”, nơi kết quả được tổng hợp vào báo cáo tháng trình ban lãnh đạo, và kết thúc ở “Cải tiến” với các bài học kinh nghiệm được ghi lại — nền tảng cho kế hoạch quý tiếp theo.

Trò chuyện là kênh điều phối nhanh hằng ngày của đội nhóm — xác nhận giờ đăng bài hay chỉnh thiết kế trước giờ phát hành — còn các quyết định chiến dịch lớn như duyệt ý tưởng, dừng một kênh hay chuyển ngân sách đều được ghi lại trên Diễn đàn để cả đội tra cứu khi viết kế hoạch tiếp theo. Thông báo là tiếng nói của ban lãnh đạo và trưởng phòng: việc duyệt kế hoạch quý, cập nhật bộ nhận diện và lịch báo cáo tháng đến với mọi người từ một kênh duy nhất, không bị trôi trong Trò chuyện.

Công nợ quản lý tiền marketing một cách riêng tư: ngân sách từng chiến dịch và phần đã chi, các khoản phải trả cho KOL và agency — đã trả bao nhiêu, còn lại bao nhiêu — và chỉ những người có thẩm quyền mới xem được. Giám đốc marketing nắm được các nghĩa vụ tài chính của phòng từng thời điểm và gắn mỗi khoản chi với thẻ chiến dịch của nó, thay vì sổ sách và tệp tin tách rời khỏi luồng công việc.