Hệ thống Văn phòng Công chứng
Các văn phòng công chứng với hồ sơ hợp đồng, giấy ủy quyền và sang tên hằng ngày.
Hồ sơ công chứng từ đặt lịch hẹn đến lưu trữ, với kiểm tra chặt chẽ và lệ phí hằng ngày được ghi nhận ngay.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi hồ sơ là một thẻ bắt đầu ở “Đặt lịch hẹn” với thông tin các bên, loại hồ sơ — hợp đồng, giấy ủy quyền hay sang tên — giờ hẹn và giấy tờ cần mang theo, rồi chuyển sang “Kiểm tra” khi khách đến để xác minh giấy tờ tùy thân, năng lực hành vi và tính đầy đủ của hồ sơ. Ở “Soạn thảo”, công chứng viên viết nội dung hợp đồng hay giấy ủy quyền theo ý chí các bên và quy định pháp luật rồi trình các bên xem, sau đó “Công chứng” — nơi công chứng viên trưởng tiến hành việc tuyên thệ, ký và cấp văn bản — và cuối cùng “Bàn giao & Lưu trữ” khi trao các bên bản sao và lưu hồ sơ với số tham chiếu.
Trò chuyện điều phối ngày làm việc: xác nhận lịch hẹn với khách, báo công chứng viên biết một bên đến muộn, hay xin giấy tờ còn thiếu trước giờ hẹn để khách không đến vô ích. Thông báo đăng cho khách giờ làm việc và các thông cáo chính thức — như hướng dẫn mới của cơ quan quản lý về thủ tục công chứng hay yêu cầu sang tên điện tử — để khách đến với hồ sơ đầy đủ ngay từ lần đầu.
Công nợ ghi lệ phí từng hồ sơ hằng ngày và tách bạch giữa lệ phí nhà nước và thù lao văn phòng, để công chứng viên trưởng biết doanh thu ngày và tháng chính xác mà không cần kiểm kê thủ công. Các công chứng viên di chuyển thẻ giữa các cột theo từng khách; công chứng viên trưởng rà soát danh sách “Công chứng” trước mỗi buổi làm việc và không đóng dấu hồ sơ nào trước khi việc kiểm tra và soạn thảo hoàn tất trên thẻ — vì con dấu là trách nhiệm pháp lý không thể giao cho quyết định nhất thời.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Công chứng viên Trưởng
Tiến hành tuyên thệ và công chứng ở cột “Công chứng”, phê duyệt các bản soạn hợp đồng không thông dụng, rà soát sổ sách ngày trước khi đóng.
Công chứng viên
Xác minh giấy tờ tùy thân và hồ sơ ở “Kiểm tra”, soạn hợp đồng và giấy ủy quyền, di chuyển thẻ giữa các cột theo từng hồ sơ.
Điều phối Lịch hẹn
Quản lý lịch “Đặt lịch hẹn”, xác nhận với khách và thông báo giấy tờ cần mang, phụ trách bàn giao và lưu trữ sau khi hoàn tất công chứng.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Công chứng»
Từ hôm nay mỗi hồ sơ là một thẻ di chuyển từ Đặt lịch hẹn đến Bàn giao & Lưu trữ, và mọi khoản lệ phí được ghi vào Công nợ trong ngày. Hãy bắt đầu bằng việc đăng ký các cuộc hẹn tuần này thành thẻ trong lịch đặt hẹn, và đăng lên Thông báo yêu cầu giấy tờ cho từng loại hồ sơ để khách biết trước khi đến.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.