Hệ thống Ban Quản trị Tòa nhà & Chung cư
Các ban quản trị của khu chung cư và thương mại có dịch vụ chung và phí định kỳ.
Vận hành hằng ngày của tòa nhà, phí ban quản trị và quyết định của đại hội trong một hệ thống bảo vệ quyền chủ sở hữu và ghi lại các cuộc biểu quyết.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Công việc của ban quản trị phân bổ trên năm cột: “Vận hành hằng ngày” cho bảo vệ, vệ sinh và vận hành đang diễn ra; “Bảo trì theo lịch” cho thang máy, bơm và các hệ thống theo lịch định kỳ; “Phí” để theo dõi phát hành và thu phí định kỳ từ chủ sở hữu; “Quyết định đại hội” cho các vấn đề trình đại hội như ngân sách và hợp đồng lớn; và “Thực hiện” cho những gì đại hội đã thông qua và đang được triển khai trên thực địa. Thẻ di chuyển từ cột này sang cột khác khi hoàn tất giai đoạn — quyết định được duyệt ở “Quyết định đại hội” trở thành thẻ thực hiện có người phụ trách và hạn chót.
Công nợ giữ bảo mật tài chính của chủ sở hữu: phí của từng căn, chủ sở hữu đã đóng gì và còn nợ gì, cùng chi phí của ban quản trị như lương và hợp đồng bảo trì — chỉ trưởng ban và kế toán xem được. Diễn đàn là sân khấu dân chủ nội bộ: mọi vấn đề cần biểu quyết được đưa ra mục biểu quyết kèm lý do và chi phí, và quyết định của đại hội được ghi lại cuối cùng để không trôi mất trong Trò chuyện. Trò chuyện dành cho điều phối nhanh giữa trưởng ban, tiểu ban và nhà thầu; Thông báo là kênh chính thức của ban quản trị tới chủ sở hữu: thư mời họp, thông báo bảo trì và cắt nước theo lịch.
Trưởng ban quản trị điều hành bảng hằng ngày và di chuyển thẻ; tiểu ban chủ sở hữu rà soát và phê duyệt những gì vượt thẩm quyền của anh ấy; kế toán phí quản lý cột “Phí”, hạch toán việc đóng vào Công nợ và đuổi người chậm trả bằng thư chính thức. Mỗi quý, bảng kê thu chi được xuất từ Công nợ và trình đại hội, để chủ sở hữu thấy phí của mình đi đâu — và sự minh bạch này chính là cốt lõi công việc của ban quản trị.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Trưởng Ban quản trị
Vận hành bảng hằng ngày: phân chia công việc vận hành và bảo trì, di chuyển thẻ giữa các cột, thực hiện quyết định đại hội đã duyệt ở cột “Thực hiện”.
Tiểu ban Chủ sở hữu
Rà soát ngân sách và hợp đồng lớn, đưa vấn đề ra biểu quyết trong Diễn đàn, ghi lại quyết định đại hội và biên bản họp.
Kế toán Phí
Phát hành phí định kỳ và hạch toán việc đóng của từng chủ sở hữu vào Công nợ, theo dõi người chậm trả, lập bảng kê thu chi hằng quý.
Giám sát Bảo trì & Vận hành
Thực hiện công việc “Vận hành hằng ngày” và “Bảo trì theo lịch” trên thực địa, tiếp nhận báo cáo của chủ sở hữu từ Trò chuyện và đóng thẻ sau khi hoàn thành.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Chuyên mục diễn đàn (5)
- Biểu quyết & Quyết định đại hộiMọi vấn đề cần đại hội thông qua được đưa ra đây kèm chi phí và lý do; kết quả biểu quyết và quyết định cuối cùng được ghi ngay trong chủ đề.
- Đề xuất của Nhà cung cấp & Nhà thầuSo sánh báo giá các hợp đồng bảo trì và vận hành lớn trước khi trình đại hội — giá, bảo hành và hồ sơ năng lực.
- Dịch vụ chungThảo luận chất lượng vệ sinh, bảo vệ, vận hành hằng ngày và đề xuất cải thiện với nhà thầu hiện tại hoặc thay thế.
- Ghi chú & Khiếu nại của Chủ sở hữuCác ghi chú không khẩn của chủ sở hữu về tiện ích và dịch vụ — ghi chú được chấp nhận sẽ chuyển thành thẻ trên bảng.
- Phát triển Tòa nhàÝ tưởng cải thiện tiện ích chung và nâng giá trị tòa nhà: khu sinh hoạt ngoài trời, biển chỉ dẫn, cải tạo sảnh và tương tự.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1) Mọi công việc vận hành hay bảo trì đều có thẻ trên bảng với người phụ trách và hạn chót — không làm việc bằng miệng. 2) Không khoản chi nào vượt thẩm quyền của trưởng ban được thực hiện trừ khi có quyết định được ghi trong mục “Biểu quyết & Quyết định đại hội”. 3) Phí và tài khoản của chủ sở hữu chỉ nằm trong Công nợ, chỉ trưởng ban và kế toán xem được. 4) Kết quả mọi cuộc biểu quyết được ghi vào chủ đề của nó trong Diễn đàn ngày thông qua, và một thẻ được tạo ở “Thực hiện”. 5) Thông báo chính thức gửi chủ sở hữu được đăng trong Thông báo, không chỉ dừng ở Trò chuyện. 6) Người chậm đóng phí được gửi thư chính thức tăng dần mức độ, được ghi lại trên thẻ căn của họ.
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Ban quản trị»
Từ hôm nay đây là cách làm việc của ban quản trị: vận hành và bảo trì là thẻ trên bảng, phí chủ sở hữu nằm trong Công nợ với độ bảo mật tuyệt đối, và mọi quyết định cần biểu quyết đại hội được đưa ra và ghi lại trong Diễn đàn. Bước đầu tiên: rà soát bảng phí hiện tại và đăng ký các hợp đồng vận hành đang có. Thư mời họp và thông báo chính thức gửi chủ sở hữu được đăng tại kênh này.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.