Hệ thống Quản lý Bất động sản Cho thuê Toàn diện
Các nhà quản lý bất động sản vận hành danh mục của nhiều chủ sở hữu: cho thuê, bảo trì và thu tiền.
Mỗi căn là một hồ sơ sống di chuyển từ trống đến cho thuê, thu tiền và gia hạn, cùng theo dõi bảo trì và chi phí của từng bất động sản.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi căn trong danh mục được quản lý bằng một thẻ di chuyển qua toàn bộ chu kỳ: bắt đầu ở “Đang trống” khi căn trống, chuyển sang “Chào thuê” ngay khi đăng tin và bắt đầu tiếp nhận khách xem, rồi sang “Đã cho thuê” ngay khi ký hợp đồng và giao chìa khóa. Trong thời gian hợp đồng hiệu lực, thẻ đi qua “Bảo trì” mỗi khi có báo cáo sự cố, và quay lại “Đã cho thuê” sau khi sửa xong; trước khi hết hợp đồng 90 ngày, thẻ chuyển sang “Gia hạn” để đàm phán với người thuê — hoặc quay lại trạng thái đã cho thuê với hợp đồng mới, hoặc chuyển sang “Trả nhà” để nhận lại căn, kiểm tra và đưa về trống trở lại.
Công nợ là sổ tài chính của danh mục: tiền thuê đến hạn hằng tháng được ghi cho từng hợp đồng, khoản nào đã thu, khoản nào chậm; chi phí bảo trì và hoa hồng được hạch toán vào chính bất động sản đã chi — để quản lý danh mục biết thu nhập ròng và tỷ lệ thu của từng bất động sản mà không cần tra sổ sách của chủ sở hữu. Trò chuyện là kênh báo cáo nhanh: sự cố rò rỉ từ người thuê hay sắp xếp lịch xem nhà; còn Thông báo dùng cho các thông báo thời hạn chính thức gửi người thuê như ngày thanh toán, công tác bảo trì chung và thông báo trả nhà.
Công việc của ba vai trò phối hợp trên cùng một thẻ: nhân viên cho thuê di chuyển căn từ “Chào thuê” sang “Đã cho thuê” và ghi thông tin người thuê; kế toán thu tiền theo dõi cột “Đã cho thuê”, hạch toán các khoản vào Công nợ và nhắc người chậm trả; điều phối bảo trì nhận báo cáo từ Trò chuyện và mở thẻ ở “Bảo trì” đến khi đóng. Quản lý danh mục xem bảng mỗi sáng để biết tỷ lệ lấp đầy, nợ quá hạn và sự cố đang mở trong một cái nhìn, và gửi báo cáo tháng cho từng chủ sở hữu về bất động sản của họ.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Quản lý Danh mục
Giám sát toàn bộ bảng, tỷ lệ lấp đầy và thu tiền, phê duyệt hợp đồng thuê mới, gửi báo cáo tháng cho chủ sở hữu về hiệu quả bất động sản của họ.
Nhân viên Cho thuê
Quản lý các căn ở hai cột “Đang trống” và “Chào thuê”: sắp xếp xem nhà, đàm phán với người thuê, chuyển thẻ sang “Đã cho thuê” sau khi ký hợp đồng và bàn giao.
Điều phối Bảo trì
Tiếp nhận báo cáo từ Trò chuyện và mở thẻ ở “Bảo trì”, phân chia kỹ thuật viên và theo dõi sửa chữa đến khi đóng thẻ và đưa căn về trạng thái cũ.
Kế toán Thu tiền
Hạch toán tiền thuê đến hạn và đã thu vào Công nợ cho từng bất động sản, theo dõi người chậm trả và xử lý yêu cầu thanh toán, ghi chi phí bảo trì vào đúng bất động sản.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Quản lý Danh mục»
Từ hôm nay mỗi căn chúng ta quản lý là một thẻ trên bảng này di chuyển từ “Đang trống” đến “Gia hạn” hoặc “Trả nhà”, và mọi đồng vào ra đều được hạch toán vào Công nợ của đúng bất động sản. Bước đầu tiên: đăng ký các căn trống và hợp đồng hiện có đầy đủ trong tuần này để bức tranh hoàn chỉnh. Báo cáo khẩn của người thuê qua Trò chuyện, còn thông báo chính thức gửi họ được đăng tại đây trong Thông báo.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.