Hệ thống Công ty Quan hệ Công chúng & Truyền thông
Các công ty quan hệ công chúng và truyền thông quản lý danh tiếng truyền thông cho khách hàng theo hợp đồng hằng tháng.
Kế hoạch truyền thông sống động cho từng khách hàng từ theo dõi đến báo cáo tháng, với phòng khủng hoảng được ghi lại và bài đăng được chứng thực bằng liên kết.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi khách hàng có một kế hoạch truyền thông vận hành trên bảng: các thẻ bắt đầu ở “Theo dõi” với việc theo dõi tin tức ngành, những gì được viết về khách hàng và đối thủ, cùng các cơ hội báo chí khả dụng, rồi các câu chuyện phù hợp chuyển sang “Soạn nội dung” — nơi các cây bút viết thông cáo báo chí, bài viết và nội dung. Sau khi quản lý tài khoản và khách hàng phê duyệt, thẻ chuyển sang “Phát hành” để gửi cho phóng viên và các nền tảng, rồi “Đưa tin” để ghi lại những gì thực sự được đăng kèm liên kết và ảnh chụp, và cuối cùng kết quả của tháng tập hợp trong “Báo cáo tháng” đo lường độ phủ và tác động, trình cho khách hàng.
Diễn đàn là phòng xử lý khủng hoảng: bất kỳ tin xấu nào về khách hàng đều được mở ngay một chủ đề ghi lại tình hình, phản hồi được phê duyệt, ai phát ngôn thay khách hàng, đã nói gì và kết quả ra sao — để không phải ứng biến trong Trò chuyện lúc căng thẳng, và bài học còn lại cho khủng hoảng sau. Trò chuyện vẫn dành cho điều phối nhanh: phóng viên cần phản hồi ngay, hay chỉnh sửa khẩn một thông cáo vài phút trước khi gửi.
Thông báo chuyển đến đội ngũ những gì liên quan đến mọi khách hàng: thay đổi chính sách của một nền tảng truyền thông lớn, sự kiện quốc gia sắp tới cần chuẩn bị nội dung sớm, hay thông cáo chính thức về chính sách đăng bài trên các tài khoản. Công nợ ghi các hợp đồng hằng tháng của khách hàng, gia hạn và chi phí phát hành trả phí, để quản lý tài khoản biết giá trị từng hợp đồng và đối chiếu với những gì mang lại hằng tháng trong báo cáo — vì gia hạn được xây trên tác động có chứng cứ chứ không phải ấn tượng.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Quản lý Tài khoản
Sở hữu quan hệ với khách hàng, phê duyệt thông cáo và nội dung trước khi phát hành, dẫn dắt các chủ đề khủng hoảng trong Diễn đàn, trình báo cáo tháng và dẫn đàm phán gia hạn.
Cây bút
Soạn thông cáo báo chí, bài viết và nội dung ở “Soạn nội dung”, nắm bắt cơ hội báo chí từ cột “Theo dõi” và biến thành câu chuyện có thể đăng.
Điều phối Phát hành
Quản lý danh sách phóng viên và nền tảng, gửi tài liệu ở “Phát hành”, ghi lại các bài đưa tin kèm liên kết và ảnh chụp ở “Đưa tin” ngay khi xuất hiện.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Chuyên mục diễn đàn (4)
- Xử lý khủng hoảngMột chủ đề tức thì cho mỗi khủng hoảng ghi lại tình hình, phản hồi được duyệt, người phát ngôn chính thức và kết quả — hồ sơ để tham khảo.
- Góc nhìn & Câu chuyện báo chíÝ tưởng câu chuyện có thể đăng cho từng khách hàng kèm thời điểm phù hợp và phóng viên thích hợp nhất.
- Cơ sở dữ liệu báo chíGhi chú của đội ngũ về phóng viên, nền tảng, sở thích và mức độ phản hồi — cập nhật sau mỗi đợt phát hành.
- Báo cáo & Kết quả trướcNhững kết quả và bài học nổi bật từ các báo cáo tháng đã qua — nền tảng xây dựng kế hoạch tới.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1) Không nội dung nào đăng ngoài hệ thống: mọi thông cáo hay nội dung là thẻ đi qua soạn thảo và phê duyệt trước khi phát hành. 2) Khủng hoảng được mở chủ đề tức thì trong mục “Xử lý khủng hoảng” — cấm xử lý trong Trò chuyện. 3) Mọi bài đưa tin được ghi kèm liên kết và ảnh chụp ở “Đưa tin” ngày xuất hiện. 4) Không gửi gì cho phóng viên trừ khi quản lý tài khoản và khách hàng đã duyệt trên thẻ. 5) Hợp đồng hằng tháng và chi phí phát hành được ghi vào Công nợ ngay khi phát sinh.
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Quan hệ Công chúng»
Từ hôm nay kế hoạch của khách hàng vận hành trên bảng từ Theo dõi đến Báo cáo tháng, và mọi khủng hoảng được xử lý trong một chủ đề có ghi lại ở Diễn đàn chứ không trong Trò chuyện. Hãy bắt đầu bằng việc theo dõi tin về khách hàng và đối thủ hôm nay; ai có thắc mắc về quy trình sẽ tìm thấy trong chủ đề ghim “Quy tắc làm việc” ở Diễn đàn.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.