Hệ thống Phòng Quan hệ Công chúng
Đội ngũ quản lý hình ảnh truyền thông của công ty: theo dõi dư luận, câu chuyện, thông cáo, phân phối và đưa tin.
Từ theo dõi những gì người ta nói về công ty đến báo cáo tháng trình ban lãnh đạo — một chu trình quan hệ công chúng được ghi chép đầy đủ.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Ở cột “Theo dõi”, các thẻ về những gì người ta nói về công ty, ngành và đối thủ cùng cơ hội xuất hiện truyền thông được tập hợp; phụ trách theo dõi đăng chúng hằng ngày kèm nguồn. Câu chuyện đủ sức đăng chuyển sang “Câu chuyện” để xây dựng góc nhìn và thu thập tư liệu, rồi sang “Thông cáo” để soạn thông cáo hoặc bài báo theo văn phong báo chí và được trưởng phòng quan hệ duyệt trước khi phát hành. Sau khi duyệt, thẻ chuyển sang “Phân phối”, nơi điều phối viên truyền thông gửi đến danh sách báo giới và theo dõi phản hồi; rồi sang “Đưa tin” để ghi lại những gì đã đăng kèm đường dẫn; và tổng hợp tháng được tập hợp ở “Báo cáo tháng” trình ban lãnh đạo.
Trò chuyện dành cho điều phối nhanh và xin duyệt khẩn — đặc biệt trong các tình huống nhạy cảm không thể chờ đợi. Diễn đàn là bộ nhớ được lưu giữ của phòng: ngân hàng câu chuyện sẵn sàng, kho lưu trữ đưa tin kèm đường dẫn, và hồ sơ các khủng hoảng đã qua cùng cách xử lý để đội ngũ tra lại khi cần.
Thông tin chảy lên và xuống: phụ trách theo dõi đưa vấn đề quan trọng lên thành thẻ; người viết chuyển chúng thành câu chuyện và thông cáo; điều phối viên truyền thông quản lý phân phối và quan hệ với phóng viên; trưởng phòng quan hệ duyệt mọi thông cáo trước khi phát hành và trình báo cáo tháng. Không thông cáo nào ra ngoài khi chưa duyệt, và không bài đưa tin nào trôi mất mà không được ghi lại.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Trưởng phòng Quan hệ Công chúng
Duyệt mọi thông cáo trước khi phân phối; xác định ưu tiên câu chuyện từ thực tế theo dõi; trình báo cáo tháng lên ban lãnh đạo.
Người viết nội dung truyền thông
Chuyển câu chuyện thành thông cáo và bài báo theo văn phong báo chí ở cột “Thông cáo”; chuẩn bị tư liệu hỗ trợ cho từng thẻ.
Điều phối viên Truyền thông
Quản lý danh sách báo giới, phân phối thông cáo và theo dõi phản hồi ở “Phân phối”; ghi lại các bài đưa tin và đường dẫn trên thẻ.
Phụ trách Theo dõi
Theo dõi hằng ngày những gì được đăng về công ty, đối thủ và ngành; đưa phần quan trọng lên thành thẻ ở cột “Theo dõi” kèm nguồn và đánh giá sơ bộ về mức độ quan trọng.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
Chuyên mục diễn đàn (4)
- Ngân hàng câu chuyệnCác câu chuyện và góc nhìn truyền thông đủ sức đăng, tập hợp từ các phòng ban — người viết tra lại khi cần tư liệu.
- Lưu trữ đưa tinCác bài đưa tin quan trọng được lưu kèm đường dẫn và bối cảnh — tài liệu tham chiếu khi lập báo cáo hay trả lời thắc mắc.
- Khủng hoảng và tình huốngGhi lại các tình huống truyền thông nhạy cảm: chuyện gì xảy ra, chúng ta xử lý thế nào và bài học rút ra.
- Quan hệ báo giớiGhi chú về các nhà báo và nền tảng chúng ta làm việc cùng, và loại nội dung phù hợp với từng bên.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1. Không thông cáo nào đến báo giới khi chưa có sự duyệt của trưởng phòng quan hệ được ghi trên thẻ. 2. Mọi bài đưa tin được ghi lại kèm đường dẫn ở cột “Đưa tin” trong vòng một ngày sau khi đăng. 3. Tình huống nhạy cảm được thảo luận qua Trò chuyện cho nhanh, sau đó quyết định được ghi lại ở mục “Khủng hoảng và tình huống” trên Diễn đàn. 4. Theo dõi hằng ngày là nghĩa vụ mỗi sáng — gì đáng giá thì đưa lên thẻ, không đáng thì lưu trữ. 5. Báo cáo tháng phải được nộp đúng hạn kể cả tháng yên ả — sự yên ả đó cũng là một kết quả đáng nêu.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.