Hệ thống phòng mua dịch vụ

Mọi nhu cầu dịch vụ — bảo trì định kỳ, vệ sinh, tư vấn, thầu khoán — vào thẻ ở cột “Yêu cầu”, nơi phòng ban mô tả phạm vi công việc cần, địa điểm thực hiện và thời gian dự kiến. Nhân viên mua dịch vụ chuyển thẻ sang “Báo giá” để thu thập đề xuất từ các nhà cung cấp dịch vụ với so sánh không dừng ở giá mà gồm kinh nghiệm, nhân lực và thời gian thực hiện. Sau khi chọn, thẻ chuyển sang “Hợp đồng”, nơi phạm vi công việc, mức dịch vụ cam kết và điều khoản thanh toán được soạn và ký; rồi “Thực hiện” suốt thời gian cung cấp dịch vụ với theo dõi định kỳ ghi trên thẻ. Khi công việc hoàn tất, chuyển sang “Nghiệm thu”, nơi phòng ban hưởng lợi kiểm tra kết quả và ký biên bản chấp nhận; rồi “Đánh giá” để ghi hiệu suất nhà cung cấp; cuối cùng “Thanh toán” để chi.

Trò chuyện điều phối thực hiện hằng ngày: giờ đội bảo trì đến, nhà cung cấp dịch vụ hỏi về chuẩn bị mặt bằng, hoặc phòng ban hưởng lợi báo thiếu sót trong quá trình thực hiện. Nhận xét ảnh hưởng đến nghiệm thu hay thanh toán được ghi trên thẻ chứ không nằm trong hội thoại.

Khoản phải thu quản lý tiền của dịch vụ: tạm ứng khi ký, các khoản gắn với giai đoạn thực hiện, và khoản cuối giữ lại đến khi nghiệm thu — tất cả ghi vào tên nhà cung cấp dịch vụ và đối chiếu với biên bản chấp nhận trước khi chi. Không có khoản thanh toán cuối nào khi thẻ dịch vụ chưa ở “Nghiệm thu” có chữ ký của phòng ban hưởng lợi.

Nhân viên mua dịch vụ sở hữu thẻ từ “Yêu cầu” đến “Hợp đồng”; phòng ban hưởng lợi theo dõi “Thực hiện”, ghi nhận xét và ký “Nghiệm thu” sau khi kiểm tra thực tế chứ không ký tin tưởng. Đánh giá ở cột “Đánh giá” xây dựng hồ sơ nhà cung cấp dịch vụ: ai được mời báo giá lần sau, ai bị loại; kế toán chỉ chi ở “Thanh toán” khi chứng từ đầy đủ.