Hệ thống phòng đánh giá nhà cung cấp

Chu trình bắt đầu bằng các thẻ ở cột “Kế hoạch” xác định nhà cung cấp thuộc diện đánh giá của năm, tiêu chí chấm và ngày từng lần thăm. Đến hẹn, thẻ chuyển sang “Thăm hiện trường”, nơi đoàn đánh giá đến cơ sở của nhà cung cấp và điền danh mục kiểm tra — chất lượng, an toàn, tuân thủ pháp lý và năng lực tài chính — rồi tải bằng chứng và ảnh lên đính kèm. Mọi thiếu sót phát hiện được ghi ở “Phát hiện”, phân loại theo mức độ nghiêm trọng; sau đó thẻ chuyển sang “Hành động”, nơi nhà cung cấp được yêu cầu kế hoạch khắc phục với mốc thời gian cụ thể và việc thực hiện được theo dõi. Hết thời hạn, thẻ chuyển sang “Đánh giá” để tính điểm cuối cùng; cuối cùng “Quyết định tiếp tục”: tiếp tục không điều kiện, tiếp tục có điều kiện, hoặc ngừng hợp tác.

Diễn đàn là trí nhớ đánh giá của tổ chức: kết quả mỗi lần thăm được đăng vào chủ đề của nhà cung cấp; hành động khắc phục được theo dõi công khai giữa chất lượng và mua hàng; quyết định tiếp tục hay ngừng được lưu kèm lý do. Khi một năm sau có người hỏi vì sao chúng ta ngừng làm việc với một nhà cung cấp, họ thấy hồ sơ đầy đủ chứ không phải ký ức rời rạc.

Luồng thông tin chặt chẽ: đoàn đánh giá thực hiện thăm và gửi phát hiện; chất lượng phê chuẩn phân loại mức độ và theo dõi hành động khắc phục; mua hàng theo sát kết quả vì quyết định ngừng đồng nghĩa phải tìm nhà cung cấp thay thế trước khi lỡ. Không quyết định tiếp tục hay ngừng nào được đưa ra trong một cuộc họp thoáng qua — mọi quyết định dựa trên thẻ đã hoàn tất các giai đoạn và được lưu trên Diễn đàn.