Hệ thống Công ty Dịch thuật Chuyên nghiệp
Các công ty dịch thuật quản lý dự án tài liệu, hội nghị và dịch công chứng với biên dịch viên nội bộ và cộng tác viên.
Dự án dịch thuật từ tiếp nhận đến xuất hóa đơn, với bảng thuật ngữ thống nhất cho từng khách hàng và thù lao cộng tác viên tính toán chính xác.
Không cần thẻ tín dụng — dự án của bạn được thiết lập với đầy đủ hệ thống trong một phút
Đây là bảng của hệ thống khi bạn nhận được: các cột quy trình làm việc và thẻ khởi đầu thể hiện những bước đầu tiên
Công việc vận hành thế nào trong hệ thống này?
Mỗi dự án dịch thuật là một thẻ được tiếp nhận ở “Tiếp nhận” với việc ghi lại ngôn ngữ nguồn và đích, số từ, lĩnh vực và hạn chót, rồi chuyển sang “Đang dịch” sau khi quản lý dự án phân chia văn bản cho các dịch giả — nội bộ hay cộng tác viên — theo chuyên môn và năng lực. Khi dịch xong, thẻ vào “Hiệu đính” — nơi hiệu đính viên kiểm tra ngôn ngữ, thuật ngữ, con số và định dạng, trả lại cho dịch giả kèm ghi chú cụ thể khi cần — rồi “Chứng nhận” cho các dự án cần dấu dịch công chứng, sau đó “Bàn giao” cho khách hàng theo định dạng tệp đã thỏa thuận, và cuối cùng “Xuất hóa đơn” sau khi khách hàng chấp nhận bàn giao.
Diễn đàn là trí nhớ ngôn ngữ của văn phòng: bảng thuật ngữ thống nhất cho từng khách hàng và lĩnh vực — trước đây chúng ta dịch thuật ngữ kỹ thuật hay pháp lý này thế nào — để bản dịch không khác nhau giữa hai dự án của cùng một khách hàng dù dịch giả khác nhau. Trò chuyện dành cho điều phối nhanh: dịch giả hỏi về đoạn văn gốc khó hiểu, hay điều phối bàn giao từng phần cho dự án lớn theo nhiều đợt.
Thông báo mang cảnh báo hạn chót của các bàn giao lớn và thông cáo chính thức cho dịch giả cộng tác viên như chính sách giao việc và thanh toán. Công nợ ghi thù lao dịch giả cộng tác viên cho từng dự án và các khoản khách hàng thanh toán khi xuất hóa đơn, để quản lý dự án biết chi phí và lợi nhuận của từng thẻ mà không cần bảng tính ngoài — và không thẻ “Xuất hóa đơn” nào được đóng trước khi quyết toán thù lao cho dịch giả cộng tác viên của nó.
Ai làm gì?
Các vai trò vận hành trong hệ thống này và trách nhiệm của từng vai trò trong công việc hằng ngày — gán nguyên trạng cho đội của bạn hoặc điều chỉnh theo thực tế của bạn.
Quản lý Dự án
Tiếp nhận yêu cầu và phân chia cho dịch giả theo chuyên môn và năng lực, theo dõi các thẻ “Đang dịch” hằng ngày trước hạn bàn giao, phê duyệt bàn giao cuối cùng.
Biên dịch viên
Thực hiện dịch và tải bản dịch lên thẻ, tra cứu bảng thuật ngữ trong Diễn đàn trước khi bàn giao công việc.
Hiệu đính viên
Kiểm tra bản dịch ở “Hiệu đính” về ngôn ngữ, thuật ngữ và con số, trả thẻ lại cho dịch giả kèm ghi chú cụ thể, có thể thực hiện được.
Bạn được chuẩn bị sẵn những gì ngay từ ngày đầu tiên?
Các đơn vị của hệ thống
- Công việc — Bảng kanban với các cột quy trình làm việc và thẻ thực thi
- Trò chuyện — Kênh phối hợp nhanh hằng ngày của đội nhóm
- Diễn đàn — Thảo luận được ghi lại trong các chuyên mục ngăn nắp — quyết định và tri thức không bao giờ thất lạc
- Thông báo — Tiếng nói chính thức của ban lãnh đạo — thông tư và thông báo đến được mọi người
- Công nợ — Tiền nội bộ với sự bảo mật nghiêm ngặt — công nợ, tạm ứng và chi phí
Chuyên mục diễn đàn (3)
- Bảng thuật ngữ thống nhấtThuật ngữ được phê duyệt cho từng lĩnh vực và khách hàng kèm từ tương đương — tham chiếu đầu tiên trước mọi bản dịch mới.
- Lỗi hiệu đính lặp lạiLỗi ngôn ngữ và văn phong thường gặp khi hiệu đính và cách tránh — tài liệu đào tạo cho dịch giả mới.
- Thảo luận dịch thuậtTrao đổi về những đoạn văn khó hay cách diễn đạt cần góp ý tập thể — đính kèm văn bản gốc cùng ngữ cảnh.
«Quy tắc làm việc trong hệ thống này» — Đã ghim trên diễn đàn
1) Không dự án nào ngoài hệ thống: mọi yêu cầu được đăng ký thành thẻ ngày tiếp nhận kèm hạn chót. 2) Thuật ngữ đã duyệt trong bảng là bắt buộc — mọi đề xuất sửa đổi được đưa ra Diễn đàn, không sửa trực tiếp trong văn bản. 3) Không bàn giao cho khách hàng trước khi qua “Hiệu đính” và được hiệu đính viên duyệt. 4) Các bàn giao từng phần của dự án lớn được ghi trên thẻ theo từng đợt và ngày. 5) Thù lao dịch giả cộng tác viên được ghi vào Công nợ khi họ bàn giao công việc, không phải khi xuất hóa đơn.
Thông báo chào mừng: «Chào mừng đến Hệ thống Dịch thuật»
Từ hôm nay mỗi dự án là một thẻ di chuyển từ Tiếp nhận đến Xuất hóa đơn, và mọi thuật ngữ được phê duyệt đều ghi lại trong Diễn đàn để văn phong của chúng ta thống nhất cho từng khách hàng. Hãy bắt đầu bằng việc đăng ký các dự án đang chạy với hạn thực tế; ai có thắc mắc về quy trình sẽ tìm thấy trong chủ đề ghim “Quy tắc làm việc” ở Diễn đàn.
Các hệ thống tương tự
Sẵn sàng chưa? Dự án đầu tiên của bạn chỉ cách hai phút
Tạo không gian làm việc miễn phí ngay bây giờ, và mờu đội của bạn trước khi hết ngày.